Der Beschaffungsprozess in Unternehmen ist ohnehin schon komplex, da viele verschiedene Akteure und Abteilungen aus dem eigenen Unternehmen aber auch auf Lieferantenseite zusammenarbeiten müssen. Ineffiziente papierbasierte oder manuelle Prozesse kosten hier viel Zeit und Geld, da sie geplagt sind von Medienbrüchen und Fehlerquoten.
Besonders tückisch: Maverick Buying, also das eigenmächtige Bestellen außerhalb des offiziellen Einkaufsprozesses.
In diesem Artikel erfährst du, wie du deinen Beschaffungsprozess digitalisierst, und so transparenter und effizienter gestaltest.
In diesem Artikel geben wir dir konkrete umsetzbare Tipps und Tools an die Hand, mit denen du deinen Beschaffungsprozess optimierst.
Was ist der Beschaffungsprozess – und warum ist er so wichtig?
Die Beschaffung ist weit mehr als das bloße Einkaufen von Waren und Dienstleistungen. Sie umfasst alle Aktivitäten, die sicherstellen, dass ein Unternehmen die benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität und Menge, am richtigen Ort und zu wirtschaftlich sinnvollen Bedingungen erhält. Besonders in der Fertigung und der Metallverarbeitung, wo Materialkosten 50% der Gesamtkosten ausmachen, hat die Beschaffung eine Schlüsselrolle inne.
Der typische Beschaffungsprozess gliedert sich in folgende Schritte
- Bedarf: Der konkrete Bedarf an Waren oder Dienstleistungen wird identifiziert. Dazu wird eine (elektronische) Bestellanforderung (BANF) erstellt.
- Angebot: Anbieter werden kontaktiert und zur Abgabe von Angeboten eingeladen.
- Bestellung: Nach Auswahl des passenden Angebots wird die Bestellung offiziell ausgelöst.
- Auftragsbestätigung: Der Lieferant bestätigt den Erhalt und die Konditionen der Bestellung.
- Lieferung: Die bestellten Waren oder Leistungen werden geliefert und im Wareneingang verbucht.
- Rechnung & Zahlung: Der Lieferant stellt eine Rechnung, die anschließend beglichen wird.
Laut einer Studie haben bereits 50 % der befragten Unternehmen ihren C-Teile-Einkauf vollständig digitalisiert. Gleichzeitig zeigen aktuelle Bitkom-Zahlen: Jedes zweite Unternehmen hat noch immer Schwierigkeiten mit der Bewältigung der Digitalisierung.
Dabei ist Digitalisierung längst kein einmaliges Großprojekt mehr, sondern ein fortlaufender Prozess. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen genau abwägen, an welcher Stelle sie in neue Technologien investieren. Doch genau darin liegt ihre Chance: Schon mit kleinen, gezielten Optimierungen lassen sich spürbare Effizienzgewinne und Kostensenkungen erzielen.
Ein Beispiel: Schlanke Softwaretools, die mithilfe von KI und OCR automatisch Daten auslesen, Eingabemasken ausfüllen und Belege abgleichen. Solche Lösungen vermeiden Medienbrüche, beschleunigen Prozesse und entlasten die Einkaufs- und Rechnungsabteilung spürbar. Außerdem sollten kleine Unternehmen nach Möglichkeit auf modulare Softwarelösungen zurückgreifen, die sich schrittweise implementieren und erweitern lassen.
Besonders der erste Schritt im Beschaffungsprozess – die Bedarfsmeldung (BANF) – ist eine häufige Schwachstelle – und genau hier setzen moderne e-Procurement-Lösungen an.
Was ist e-BANF welche Rolle spielt sie im digitalen Beschaffungsprozess?
Beginnen wir mit der Optimierung des Beschaffungsprozesses am besten dort, wo alles startet: bei der Bestellanforderung. Sie ist nur ein Teilbereich des Beschaffungsprozesses, aber sie ist der allererste Schritt und legt somit den Grundstein für einen korrekten weiterenVerlauf.
In vielen Unternehmen läuft die Bestellanforderung noch mit Papier oder semi-digitalisiert via E-Mail und Excel. Die Mitarbeiter melden Bedarf an bestimmten Materialien an den Einkauf, z.B. per E-Mail. Der Einkauf muss unter Umständen zunächst die zuständigen Ansprechpartner für die Prüfung der Bestellanforderung ermitteln. Anfragen und Freigaben sowie dazugehörige Dokumente, wie z.B. Angebote, müssen manuell zwischen den Anfordernden, den Prüfern und dem Einkauf hin und hergeschickt werden. Wurde die BANF dann endlich freigegeben, muss sie aus ihrer E-Mail- oder auch Papierform via Abtippen ins ERP-System übertragen werden, um aus ihr eine Bestellung zu machen.
Wird die Bestellanforderung vorrangig manuell abgewickelt, wie oben beschrieben, führt das nicht selten zu folgenden Problemen:
- Fehlende Transparenz und Übersicht über Bestellanforderungen
- Maverick Buying
- Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung
- Lange Durchlaufzeiten
- Erhöhte Fehlerquote bei der Verarbeitung von BANFs
Mittlerweile gibt es jedoch Softwarelösungen, die Bestellanforderungen in Unternehmen digitalisieren. Nutzt dein Unternehmen beispielsweise das ERP-System Sage 100, kann dich e-BANF von Softfolio bei der elektronischen Bestellanforderung unterstützen. Ein digitaler, nahtlos ins ERP-System integrierter Prozess sorgt für mehr Transparenz, Geschwindigkeit und Effizienz im Beschaffungsprozess.
Vorteile von elektronischen Bestellanforderungen
Automation: Die korrekten Ansprechpartner bzw. Prüfer werden im System hinterlegt, sodass die Bestellanforderung automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Zusätzlich sorgen hinterlegte Prüfregeln für mehr Sicherheit, z.B. für Bestellungen ab einem bestimmten Wert. Nach der Freigabe kann der Einkauf mit nur einem Klick aus der Banf eine Bestellung generieren.
Transparenz & Überblick: Eine Übersicht aller Bestellanforderungen ist für den Einkauf zentral einsehbar und auch alle Beteiligten können den Status jeder BANF (z. B. In Prüfung, freigegeben, abgelehnt, bestellt, Wareneingang) transparent nachverfolgen. Die Historie zeigt zudem klar auf, wer welche Aktion durchgeführt hat.
Integration mit ERP-System: Eine Software für elektronische Bestellanforderungen sollte sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren, um Medienbrüche zu vermeiden und vorhandene Daten effizient zu nutzen.
Die e-BANF übernimmt Informationen wie Artikelnummer, Preis und Lieferant direkt aus dem Artikelstamm und befüllt die relevanten Felder automatisch. Zusätzlich kann ein Abgleich mit dem Lagerbestand erfolgen, um Überbestände zu vermeiden und Lagerkosten zu optimieren.
Ein optimierter BANF-Prozess verbessert nicht nur Effizienz und Transparenz, er ist auch ein wirksames Mittel gegen das nächste große Problem: Maverick Buying.
Maverick Buying: Risiken und wie du sie vermeidest
Vielleicht bist du mit Maverick Buying – auf deutsch auch „wilder Einkauf“ genannt – in deinem Unternehmen schon selbst in Berührung gekommen. Wenn Mitarbeiter eigenmächtig Materialien oder Dienstleistungen einkaufen, ohne die Einkaufabteilung einzubeziehen. Das kann verschiedene Gründe haben. Mitarbeiter tun dies meistens entweder, weil sie nicht ausreichend über standardisierte Beschaffungsprozesse in Kenntnis gesetzt wurde oder weil es diese schlicht nicht im Unternehmen gibt. Aus Zeitdruck oder akutem Bedarf greifen Mitarbeitende manchmal zu Maverick Buying – also dem Einkauf ohne Einbindung des Einkaufsprozesses. Womöglich denken manche Mitarbeiter auch, sie würden damit die Einkaufsabteilung entlasten.
Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Maverick Buying kann für Unternehmen Mehrkosten von bis zu 15% verursachen. Gründe für diese Mehrkosten können unter anderem sein:
- Fehlende Preisvergleiche
- Höhere Preise durch nicht bzw. schlecht geführte Verhandlungen und aufgrund
- kleiner Stückzahlen
- Unkenntnis über die Gesamtausgaben
- Mehrarbeit an Schnittstellen (Wareneingang, FiBu)
Die gute Nachricht ist, man kann Maverick Buying und Einkaufs-Wirrwarr vermeiden, in dem man den Beschaffungsprozess standardisiert und idealerweise digitalisiert.
Tipps & Tools zur Vermeidung von Maverick Buying
Richtlinien und Bestellvorlagen
Um Maverick Buying zu vermeiden, solltest du klare Regeln und Standards schriftlich festhalten und diese an alle Mitarbeiter kommunizieren. Das kann z.B. in Form eines Guides sein, der Schritt für Schritt darlegt, wie Mitarbeiter Bestellanforderungen zu erstellen haben und wer die Ansprechpartner sind. Dazu gehört auch eine Bestellvorlage, die jedem Mitarbeiter zugänglich ist und die sie schnell an den Einkauf weiterleiten können.
Elektronische Kataloge
In E-Katalogen werden Artikeldaten der Lieferanten gesammelt und über eine Austauschplattform bzw. Beschaffungsplattform mit dem Kunden geteilt. Dort können Mitarbeiter direkt per Mausklick Waren bestellen.
Softwaresysteme zur Beschaffungsoptimierung
Spezialisierte Softwarelösungen für die Beschaffung gehören zu den effektivsten und modernsten Ansätzen, um den Beschaffungsprozess zu optimieren. Einige e-Procurement-Lösungen sind gezielt für die Integration in gängige ERP-Systeme entwickelt, während andere als eigenständige SaaS-Plattformen im Browser funktionieren.
Daneben gibt es B2B-Marktplätze wie Alibaba oder Amazon Business. Im Gegensatz zu den e-Procurement-Lösungen bieten sie zwar keine ganzheitliche Automatisierung, können jedoch ein niedrigschwelliger Einstieg in die digitale Beschaffung sein, durch schnelleres Sourcing, einfache Preisvergleiche und strukturierte Bestellvorgänge bieten.
e-Procurement-Software
SAP Ariba
SAP Ariba ist eine cloudbasierte Plattform, über die Unternehmen, Lieferanten und Produzenten zentral kommunizieren und Geschäfte abwickeln können. Sie bietet zusätzlich Module für die digitale Beschaffung von Waren.
Coupa
Eine umfangreiche Ausgabenmanagement-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt ihre Prozesse rund um Einkauf, Rechnungswesen und Lieferantenbeziehungen zu optimieren.
Jaggaer
Jaggaer ist ein SaaS-Anbieter, mit Fokus auf strategische Beschaffung und globale Lieferketten. Die Lösung deckt den gesamten Purchase to Pay Prozess ab.
DieseLösungen sind häufig an mittlere bis große Unternehmen mit komplexen, internationalen Beschaffungsprozessen.
Softfolio e-Suite
Für kleine und mittlere Unternehmen, die eine schlanke, direkt ins ERP integrierbare Lösung suchen, ist eine Software wie softfolio e-Suite ideal. Sie lässt sich nahtlos in Sage 100 integrieren und ermöglicht durch ihren modularen Aufbau eine flexible Automatisierung des Beschaffungsprozesses, ohne hohen Implementierungsaufwand.
B2B-Marktplätze
Für kritische Lieferketten und strategischen Einkauf sind in ERP-integrierte, spezialisierte e-Procurement-Lösungen die bessere Wahl. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf B2B-Marktplätze, besonders für:
- die Beschaffung von C-Teilen
- der einmaligen Beschaffung von Maschinen
- das Sourcing neuer Lieferanten
- das Vergleichen von Preisen
Alibaba
Mit Sitz in China hat Alibaba eine starke Präsenz auf dem globalen Markt und bietet eine große Auswahl an Lieferanten. Alibaba Deutschland richtet sich gezielt an KMU und bietet ihnen speziell auf sie zugeschnittene Einkaufsmöglichkeiten. Zudem veranstaltet die Plattform jährlich eine Online-Messe, um Lieferanten und Käufer miteinander zu vernetzen.
Amazon Business
Amazon ist die wohl bekannteste und mächtigste e-Commerce-Plattform. Unternehmen können über Amazon Business effizient und bequem ihren Bedarf an C-Teilen decken, sei es Büromaterialien, industrielle Produkte oder IT-Ausstattung. Zudem lässt sich die Plattform in bestehende ERP-Systeme integrieren.
Wucato
Eine relativ junge Plattform und ein deutsches Original. Wucato bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Unternehmen ermöglicht, Produkte einfach zu suchen, zu vergleichen und zu bestellen.
Fazit
Der Beschaffungsprozess ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Kostenkontrolle und Transparenz, der aber in Punkto Digitalisierung in vielen Unternehmen noch hinterherhinkt. Dafür braucht es nicht gleich ein riesiges Digitalisierungsprojekt. Schon kleinere Tools, wie eine elektronische Bestellanforderung, können viel bewirken – gerade für kleine und mittelständische Unternehmen. Ob e-Procurement-Software oder B2B-Marktplatz: Wer smart auswählt, bringt Struktur in den Einkauf und macht den nächsten Schritt Richtung Zukunft.
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