ERP-Einführung meistern mit diesen 6 Erfolgsfaktoren

 1. Testverfahren als Schlüssel für eine erfolgreiche ERP-Einführung

Was machst du, wenn du ein neues Auto kaufst? Klar, du fährst erstmal Probe. Und genau das solltest du auch mit einem ERP-System tun, dass du die nächsten 10 Jahre nutzen wirst!

Bevor jetzt aber einfach jeder Mitarbeiter ohne Plan für sich selbst testet, ist es ratsamer einen strukturierten Testplan zu erstellen. Und ja, auch KMU sollten ihr System testen, wenn auch mit geringerem Umfang. Natürlich steht ihr mit der Erstellung so eines Testplans nicht allein da, sondern den erstellt und organisiert ihr in Zusammenarbeit mit eurem ERP-Anbieter.

Im Testplan wird festgelegt:

1. Welche Funktionen und Prozesse geprüft werden sollen.
2. Wie getestet werden soll (Integrationstest, Lasttest, etc.)
3. Realistische Testdaten und -Szenarien werden erstellt
4. Wer testet was, wann – und wer dokumentiert wo?

Gerade wenn die Ressourcen knapp sind, sollte man sich auf die Kernprozesse und -Funktionen sowie auf realistische Szenarien konzentrieren, anstatt seltene Szenarien zu testen.
Die Tests werden normalerweise von Key-Usern durchgeführt. Die Key-User dokumentieren ihre Testergebnisse und alle auftretenden Fehler. In der Regel sind mehrere Testdurchläufe nötig – bis keine kritischen Fehler mehr auftreten.

2. Schulungen: So machst du dein Team fit für das neue ERP-System

Ein ERP-System ist nur so gut, wie es auch im Alltag angewendet wird. Damit deine Mitarbeiter also das volle Potenzial aus dem ERP-System herausholen können, sind Schulungen ein Muss. Auf die Frage, was sie bei ihrer nächsten ERP-Einführung anders machen würden, antworteten 20% der befragten Unternehmen, dass sie ihre Mitarbeiter stärker schulen & beteiligen würden!

Zuerst musst du die Key-User für dein Unternehmen bestimmen. Key-User betreuen die ERP-Einführung und sind Bindeglied zwischen dem Projektleitung und der Belegschaft bzw. den Endanwendern. Ein guter Key-User muss ein tiefes Verständnis für Prozesse in seinem Bereich mitbringen, eine gewisse IT-Affinität aufweisen und Geschick im Umgang mit Menschen haben.

ERP-Schulungen finden parallel zum Implementierungsprozess statt. Heutzutage funktioniert es meistens so, dass zunächst der ERP-Anbieter die Key-User schult und die Key-User ihre Kollegen bzw. die Endanwender schulen. Das hat unter anderem den Vorteil, dass die Key-User sehr genau den Arbeitsalltag und die Herausforderungen ihrer Kollegen kennen. Außerdem steigt bei der Belegschaft die Akzeptanz des neuen ERP-Systems, wenn die Schulung von vertrauten Kollegen durchgeführt wird.
Sollte aufgrund fehlender Ressourcen eine Schulung durch Key-User in deinem Unternehmen nicht möglich sein, kann alternativ der ERP-Anbieter die Schulungen übernehmen.

Grundsätzlich sollte ein Schulungsplan erstellt werden, in dem folgendes geregelt wird:

• Wer wird von wem geschult?
• Wo wird geschult – in Präsenz im Unternehmen oder online?
• Wie lange werden die User geschult?
• Welche Inhalte/ Unterlagen gibt es?
• Wer erstellt die Schulungsunterlagen – die Key-User oder der ERP-Anbieter
• Welches Equipment ist nötig?

3. Klare Ziele und Vorgaben für die ERP-Einführung definieren

Um es direkt vorwegzusagen: Funktionswünsche für ein ERP-System sind keine Ziele!
Mit „klare Ziele und Vorgaben“ sind vielmehr 2 Dinge gemeint:

1. Welches Ziel verfolgst du mit der ERP-Software?
Wahrscheinlich lautet deine Antwort grob, effizienter und damit wettbewerbsfähiger werden. Aber was heißt das konkret für dein Unternehmen? Du und dein Team sollten die ERP-Einführung von eurer Unternehmensstrategie ableiten. Eine gute Strategie gibt euch die Richtung vor und zeigt auf, welche Geschäftsprozesse angepasst werden müssen. Je mehr die Unternehmensstrategie mit der ERP-Strategie in Einklang ist, desto wahrscheinlicher ist die Einhaltung von Budget- und Zeitvorgaben.

Dabei solltet ihr euch schon bei der ERP-Auswahl folgende Fragen stellen:

• Wo befinden wir uns?
• Wo wollen wir hin?
• Wie kann ein ERP-System uns dabei unterstützen?

2. Auf der anderen Seite sind mit Zielen und Vorgaben die Planung und das Projektmanagement gemeint.
Also: Wer hat im Rahmen der ERP-Einführung wann, was zu erledigen? Wer hat welche Rolle im Projekt? Heutzutage gibt es natürlich jede Menge PM-Tools wie Asana, Teamwork, Monday, usw., die diese Projektplanung erleichtern. Wichtig ist hier aber vor allem auch die stetige, offene Kommunikation zwischen Projektbeteiligten. So werden Konflikte und Missverständnisse vermieden. KMU haben es hier erfahrungsgemäß etwas einfacher, da die meist flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswege die Wissensverbreitung begünstigen.

4. Geschäftsleitung: Warum ERP-Einführung Chefsache ist

Viele IT-Projekte leiden darunter, dass die Geschäftsführung zu viel delegiert und in den Projekten selbst zu wenig zu Hause ist. Je unternehmenskritischer eine neu eingeführte Software ist, desto besser ist es, wenn die Geschäftsleitung nah am Projekt ist. Und das trifft bei einer ERP-System definitiv zu.

Hier sind einige konkrete Lösungsansätze, wie sich die Geschäftsführung am Projekt beteiligen sollte:

1. Den Stellenwert des Projektes im ganzen Unternehmen kommunizieren und an wichtigen Projekttreffen teilnehmen
2. Als Eskalationsinstanz bereitstehen, um Konflikte zu lösen und Hindernisse zu beseitigen
3. Personelle Ressourcen bereitstellen: Das Tagesgeschäft ist wichtig, aber gib deiner ERP-Einführung die nötige Priorität, die es braucht. Das bedeutet, dass z.B. Projektleitern und Key-Usern Zeit gegeben wird, um ihre Aufgaben für die ERP-Einführung zu erledigen und das realistische Deadlines gesetzt werden.

    

5. Das richtige ERP-Projektteam aufstellen

Auch wenn es sich bei einer ERP-Einführung um ein IT-Projekt handelt, ist der menschliche Faktor nicht zu unterschätzen. Für den Erfolg deiner ERP-Einführung ist ein Team aus kompetenten und verlässlichen Mitarbeitern das A und O. Wie bereits erwähnt müssen die Key-User eine Mischung aus Verständnis für die Unternehmensprozesse, IT-Affinität und Sozialkompetenz mitbringen. Besonders, wenn es an die Schulungen der End-User geht, ist es hilfreich, wenn die Key-User zudem ein hohes Ansehen unter den Kollegen haben.

So viel zu den Hard und Soft Skills der Teammitglieder.
Aber was ist außerdem noch wichtig, wenn du dein ERP-Team zusammenstellst?

• Stelle sicher, dass Vertreter aus allen wichtigen Abteilungen bzw. allen betroffenen Abteilungen deines Unternehmens beteiligt sind, z.B. Finanzwesen, Vertrieb, Produktion, etc.).
• Stelle auch sicher, dass besagte Projektmitglieder genügend Zeit für die ERP-Einführung haben und es nicht zur Doppelbelastung durch das Tagesgeschäft kommt.

Dann ist da aber auch noch das Projekt-Team des ERP-Anbieters, die eure ERP-Einführung natürlich begleiten. Hier solltet ihr bereits bei der ERP-Auswahl prüfen, welchen Eindruck das Team des ERP-Anbieters auf euch macht und ob die Chemie zwischen eurem und deren Unternehmen stimmt.

6. ERP-Anpassung: Standard vs. Customizing

Hier gilt das Prinzip: „Alles in Maßen.“ Natürlich ist jedes Unternehmen individuell und das ERP-System muss an Ihre Prozesse angepasst werden. Aber das sollte, wie gesagt, in Maßen passieren. Denn ein zu ausgedehntes Customizing führt in der Regel zu längeren Projektlaufzeiten und steigenden Kosten. Außerdem erhöhen Anpassungen die Komplexität des Systems und erschweren zukünftige Updates.

So ist es nicht verwunderlich, dass 24% der Unternehmen sagten, sie würden bei ihrer nächsten ERP-Einführung stärker bei den Standards bleiben und ihren Customizing-Bedarf hinterfragen.
Deswegen sollte bereits bei der ERP-Auswahl darauf geachtet werde, wie gut die favorisierten ERP-Systeme zu eurem Business passen. Im Idealfall sind, bei einer korrekten ERP-Auswahl, ca. 80% der ERP-Lösung bereits kompatibel zu deinen existierenden Prozessen. Die restlichen 20 % können dann gezielt angepasst werden.

Umgekehrt gibt es auch die Möglichkeit, deine Geschäftsprozesse an das ERP-System anzupassen, sofern möglich. So profitierst du von den im ERP-System hinterlegten Best-Practice-Prozessen und zukünftige Updates werden damit sichergestellt.

Fazit

Ein seriöser ERP-Anbieter wird dich nicht allein lassen und begleitet dich zuverlässig durch alle Phasen der Einführung. Aber es schadet nicht, über Risiken und Erfolgsfaktoren informiert zu sein. Je besser du vorbereitet bist, desto reibungsloser wird dein Projekt verlaufen. Ich hoffe, dieser Artikel hat genau das für dich getan und du kannst mit dem richtigen Wissen dein ERP-Projekt zum Erfolg führen.

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