81% der großen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern nutzen sie schon, bei den kleinen Unternehmen unter 50 Mitarbeitern kommen sie mit 31% eher seltener vor: Die Rede ist von ERP-Systemen. Warum ein ERP aber auch für KMU einen enormen Mehrwert bringt, welche ERP-Funktionen wichtig sind, die Vor- und Nachteile von On-Premise vs. Cloud, und vieles mehr verrät dir unser Guide.
Was muss ein gutes ERP für KMU können?
ERP ist kurz für den englischen Begriff „Enterprise Ressource Planning“. Es handelt sich also um eine Software, mit der sich sämtliche kaufmännischen und technischen Prozesse eines Unternehmens abbilden und steuern lassen – vom Einkauf, über die Produktion bis zur Buchhaltung. ERP-Systeme haben das Ziel, ein Unternehmen effizienter und somit wettbewerbsfähiger zu machen, indem sie wichtige Prozesse digitalisieren und automatisieren.
In einer Umfrage unter Unternehmen, die sich für die Anschaffung von ERP-Software entschieden haben, nannten
- 89 % die Buchhaltung
- 67 % Lagerhaltung und Vertrieb
- 33 % CRM und Vertrieb
- 21% Technologie
Kernfunktionen von ERP
- Buchhaltung und Rechnungswesen
- Erstellen und Erfassen von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen
- Produktionsplanung und -Steuerung
- Pflege und Verwaltung von Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Auswertungen und Reporting-Funktionen
Leider „verwalten“ viele Unternehmen ihre Daten und Prozesse immer noch über Tools wie Excel. Oder sie nutzen jeweils unterschiedliche Softwareprogramme für die unterschiedlichen Abteilungen: Ein System für den Einkauf, ein anderes für die Lagerverwaltung und wieder ein anderes für die Buchhaltung. Solche Systeme nennt man auch „Insellösungen“ und diese führen zu Systembrüchen und Datensilos.
Ein ERP-System vereinheitlicht nicht nur die Prozesse sondern dient dem gesamten Unternehmen auch als zentrale Daten- und Informationsquelle.
Vorteile von ERP:
Ein ERP für KMU schafft vor allem Vorteile, weil es kleinere Teams entlastet und Prozesse standardisiert, die sonst oft noch manuell laufen.
- Effizientere, standardisierte Prozesse
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Du kannst deine Kunden schneller und zuverlässiger bedienen
- Das wiederum sorgt für mehr Kundenzufriedenheit
ERP für KMU: sinnvolle Investition oder nur ein Kostenfaktor?
ERP-Systeme sind grundsätzlich für nahezu jedes Unternehmen geeignet, dass Wert auf Effizienz und Automatisierung seiner Prozesse legt – unabhängig von Größe und Branche. Doch besonders in kleineren und mittelständischen Unternehmen haftete der ERP-Software lange Zeit das Vorurteil an, so ein System sei zu teuer, zu komplex und aufwändig in der Betreuung. Zum Glück gibt es heutzutage aber eine Vielzahl an ERP-Anbietern, die sich auf die Bedürfnisse und Anforderungen von KMUs spezialisiert und ihre Software genau darauf zugeschnitten haben.
Während ERP-Systeme grundsätzlich für nahezu jedes Unternehmen sinnvoll sind, wird ihr Nutzen für produzierende KMU besonders deutlich. Produzierende KMU stehen unter hohem Kosten- und Wettbewerbsdruck. Ihre zahlreichen, eng verzahnten Prozesse erfordern zudem eine intensive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Deshalb brauchen sie Funktionen, die über die Standards von Buchhaltung oder Warenwirtschaft hinausgehen, etwa:
- CAD-Integration
- Maschinenanbindung (MES)
- Kapazitätsplanung
- Produktkonfigurator
Wie solche spezialisierten Funktionen aussehen können, zeigt etwa die integrierte Arbeitsplatzauslastung in Sage 100: Sie visualisiert in Tabellen und Grafiken die aktuellen Kapazitäten von Mitarbeitern und Maschinen und unterstützt so die optimale Termin- und Ablaufsteuerung.
Unabhängig von der Größe und Branche eignet sich die ERP-Einführung für Unternehmen, die:
- Zunehmende Datensilos und Systembrüche feststellen
- Nutzung von Schatten-IT reduzieren wollen
- Eine Zunahme von nicht-standardisierten Prozessen verzeichnen
- Ihre Prozesse nur mit hohem personellen Aufwand bewältigen
- Aufträge kaum noch manuell bewältigt werden können
Das ERP-System ist das operative Rückgrat der Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens, so hat es Jeanne Ross, Wissenschaftlerin an der MIT Sloan School of Management, ausgedrückt.
„In den 90er und frühen 2000er Jahren haben sich die Unternehmen ERP und CRM angeschafft [...]. Nun, der Moment ist gekommen, in dem das nicht mehr optional ist. Was wir jetzt brauchen, ist ein großartiges operatives Rückgrat (ERP), denn ohne dieses kann man keine Kundenbindung oder digitalisierte Lösungen anbieten.“
Sicher, ein ERP-System allein macht dein Unternehmen nicht zwingend besser als deine Wettbewerber. Aber ohne ERP bist du auf jeden Fall schlechter. Besonders KMU in der Fertigung und im Handel profitieren von einer einheitlichen Datenverwaltung, Automatisierung und Best Practice Prozessen.
Worauf müssen KMU bei der ERP-Auswahl achten?
Eine fundierte ERP-Auswahl ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen digitalen Wandel. Es ist oft gar nicht so einfach, aus der Vielzahl an Technologien und Anbietern das richtige ERP-System für das eigene Unternehmen herauszufiltern. Deshalb beginnt der Prozess immer mit deinen Anforderungen: Überlegen dir genau, was du brauchst, und erstelle einen Anforderungskatalog – immer mit dem tatsächlichen betrieblichen Bedarf im Blick. Schließlich bestimmt die Einführung eines ERP-Systems maßgeblich, wie dein Unternehmen in Zukunft arbeitet.
Wie du in wenigen Schritten einen Anforderungskatalog für deine ERP-Auswahl erstellst, erfährst hier:
1. Ist-Analyse durchführen
Überlege zunächst, welche Prozesse in deinem Unternehmen aktuell ablaufen. Welche Aufgaben erledigst du mit welchen Systemen? Notiere, was gut läuft und wo es noch hakt.
2. Ziele festlegen
Bestimme, was du mit dem neuen ERP-System erreichen möchtest – z. B. effizientere Abläufe, automatische Bestellvorgänge oder eine bessere Datenübersicht.
3. Anforderungen aufschreiben
Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Funktionen, die dein ERP-System haben muss.
Dabei kann es helfen, diese in:
- Must-have: Unverzichtbare Funktionen, die es unbedingt geben muss.
- Nice-to-have: Zusätzliche Funktionen, die zwar hilfreich wären, aber nicht zwingend erforderlich sind.
4. Beteiligte einbinden
Sprich mit den Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen – Einkauf, Produktion, Vertrieb, IT und Buchhaltung. So bekommst du ein realistisches Bild, was wirklich gebraucht wird.
5. Prioritäten setzen
Ordne deine Liste nach Prioritäten. Welche Funktionen sind kritisch für den täglichen Betrieb und welche können auch später erweitert werden?
6. Dokumentieren & kommunizieren
Schreibe alles übersichtlich auf – idealerweise in einem Dokument, das allen Entscheidungsträgern zur Verfügung steht. So kann jeder nachvollziehen, warum bestimmte Anforderungen wichtig sind.
Modulares ERP & Cloud ERP: Flexible Lösungen für kleine Unternehmen
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen benötigen ein ERP-System, das auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es sollte nicht mit unnötig komplexen Funktionen überfrachtet sein, aber dennoch mit dem Unternehmen wachsen können, um auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Auch die Projektkosten und der Zeitaufwand für die ERP-Einführung lassen viele KMU zögern. Sie verfügen meist nicht über eigenes IT-Personal oder eine eigene IT-Infrastruktur.
Häufige Herausforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen im Zusammenhang mit ERP-Systemen:
- Hohe Anfangsinvestitionskosten
- Lange Implementierungszeiten
- Mangel an IT- und personellen Ressourcen
- Komplexität der ERP-Systeme, da diese oft auf größere Unternehmen ausgerichtet sind
- Unklarheit über künftige Anforderungen
- Begrenzte Kenntnisse und Fehlannahmen über ERP-Systeme
- Change Management
Lösungsansatz 1: Modulares ERP
Ein modulares ERP-System kann hier für einige der Herausforderungen Abhilfe schaffen. Ein modulares ERP besteht aus verschiedenen Bausteinen – wie Warenwirtschaft, Rechnungswesen, CRM, etc. – die sich einzeln implementieren und kombinieren lassen. Wenn du also erstmal nur Warenwirtschaft und Rechnungswesen benötigst, kannst du diese zuerst einführen und nutzen und dein ERP-System bei Bedarf später um weitere Module wie Produktion oder CRM erweitern. Das schont einerseits deine Ressourcen und Kapazitäten und hat den Vorteil, dass das System skalierbar ist und mit dir und deinen Anforderungen mitwächst.
Anbieter wie Sage, die über Partnernetzwerke verfügen, stellen zudem weitere Add-Ons und Speziallösungen über die Partner bereit. So kannst du dein ERP-System um spezielle Funktionen erweitern, die sich nahtlos in dein ERP-System integrieren.
Ja, ein ERP-System erfordert eine gewisse finanzielle Investition. Viele KMU bleiben bei Excel oder veralteten Systemen, weil sie vermeintlich günstiger oder leichter sind. Excel ist ohne Zweifel ein wertvolles, weil vielseitiges und einfach zu bedienendes Programm. Doch Excel stösst insbesondere bei Steuerung, Reporting und konsistenter Datenpflege schnell an seine Grenzen. Eine Befragung von 1000 CFOs in 23 Branchen ergab, dass 60% der Befragten zu viel Zeit mit der Bereinigung und Bearbeitung von Daten verbringen und 40 % bezweifeln die Vertrauenswürdigkeit ihrer Daten.
In der Praxis zeigt etwa der Hersteller für Rangiersysteme DJ Products, dass eine Kombination aus veralteter Software und Excel den Zugriff auf entscheidende Unternehmensdaten einschränkt. Außerdem erfüllen Excel und ältere Systeme oft nicht die GoBD-Anforderungen, was Compliance- und Sicherheitsrisiken birgt.
Die Grafik verbildlicht den Aufbau eines modularen ERP-Systems am Beispiel des ERPs Sage 100.
Lösungsansatz 2: Cloud ERP/Saas ERP
KMUs, die Wert darauflegen, dass ihr ERP System schnell implementiert und einsatzbereit ist, Wert auf Skalierbarkeit und benutzerfreundliche Standardsoftware legen und nicht in eigene IT-Ressourcen investieren möchten, sollten ein Cloud bzw. Saas ERP-System in Betracht ziehen. Interessanterweise betreiben 52 % der KMU in Deutschland ihr ERP-System als On-Premise-Lösung. Es sind in erster Linie die größeren Unternehmen, die sich die Cloud-Technologie zu eigen machen. Obwohl gerade KMU von den Fähigkeiten moderner Cloud ERP-Systeme profitieren können.
Ein cloud-natives ERP wie z.B. Sage Distribution and Manufacturing Operations wird über einen beliebigen Web-Browser abgerufen und genutzt, wie man es von Saas-Plattformen wie Hubspot kennt. Es sind also keine eigenen Server nötig, Updates werden automatisch eingespielt und das ERP ist nach der Datenmigration sofort einsatzbereit. SDMO und andere Saas ERP-Lösungen sind weniger komplex und daher schnell zu erlernen und einzuführen. Allerdings ist der Spielraum für Anpassungen in Form von Individualprogrammierungen geringer als bei On-Premise-Lösungen.
Wie Unternehmen mit ERP ihr Business optimieren – Praxisbeispiele
Funktionierende Lieferketten und effiziente Logistik
Ein Traditions-Hersteller von Präzisionstechnik stand durch den Branchenwandel hin zur Digitaltechnk vor neuen Herausforderungen. Lieferketten und eine effiziente Logistik rückten in den Mittelpunkt und erforderten eine Neuausrichtung der IT-Landschaft.
Mit dem ERP Sage 100 deckt das Unternehmen heute CRM, Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion ab und ist mit rund 20 externen Systemen wie Webshop und EDI vernetzt.
Ergebnisse:
- Flexibilität & Effizienz: Dank AppDesigner lassen sich individuelle Anpassungen deutlich schneller und einfacher umsetzen. Der Updateaufwand ist um 80% gesunken.
- Zukunftssicherheit: ERP-Landschaft kann mit neuen Anforderungen wachsen.
IT-Sicherheit und Transparenz auf höchstem Niveau
Ein Anbieter für USV-Anlagen arbeitete früher mit einem alten, überlasteten IT-System, dass aus mehreren Insellösungen bestand, die weder den hohen Sicherheitsanforderungen noch den Service- und Mietprozessen gerecht wurden.
Heute setzt der USV-Anbieter das modulare ERP-System Sage 100 in der Cloud ein, inklusive des integrierten CRM-Systems. Neben dem modularen Aufbau schätzt das Unternehmen auch das hohe Sicherheitsniveau.
Ergebnisse:
- Mobiler Zugriff des Vertriebs auf sämtliche Kundendaten
- Schnellere Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung
- Einfachere Termin- und Logistikkoordination
- Komfortable Echtzeit-Dokumentation für Service-Mitarbeiter
- Mehr Transparenz für Geschäftsleitung
Fazit
Ein ERP-System unterstützt mittelständische Unternehmen aller Branchen, die Effizienz zu erhöhen und den Service für ihre Kunden zu verbessern. Ein ERP-System alleine ist noch kein Patentrezept für geschäftlichen Erfolg, aber ein gut ausgewähltes und konsequent eingesetztes ERP-System steigert deine Wettbewerbsfähigkeit mehr, als Excel-Listen es je tun könnten.
Dabei lohnt es sich, über den Tellerrand der Standard-Funktionen zu schauen und ein ERP zu wählen, dass flexibel anpassbar und skalierbar ist, damit das System mit deinem Wachstum Schritt halten kann.
Während eine On-Premise-Installation auch für KMU Sinn machen kann und letztendlich von deinen individuellen Bedürfnissen und Umständen abhängt, geht der Trend klar zu Cloud-Systemen.
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