Die Erfolgsgeschichte der Otto Just GmbH
Effiziente Belegverarbeitung
für alle Geschäftsprozesse
Wie ein Reifenhändler mit softfolio e-Invoice manuelle Aufwände reduziert.
Die Herausforderung
Die Otto Just GmbH hatte bereits vor zwei Jahren das Thema E-Rechnungen in Angriff genommen, um die Buchhaltung fehlerresistenter zu gestalten und das Controlling zu optimieren. Bis dahin erfolgte die Rechnungsverarbeitung größtenteils papierbasiert: Rechnungen wurden abgezeichnet und anschließend an die Buchhaltung weitergegeben.
Die Funktionalitäten und der Service der damals eingeführten e-Invoice-Lösung erwiesen sich jedoch als nicht zufriedenstellend. Daher entschloss sich der Reifenhändler, das Thema erneut anzugehen. Sein Sage-Partner Desk Software machte ihn schließlich auf softfolio e-Invoice aufmerksam.
Die Lösung
Unser dediziertes E-Rechnungsteam führte softfolio e-Invoice im Rahmen eines strukturierten Projekts ein. Die Implementierung wurde vollständig remote gesteuert.
Nach der erfolgreichen Umsetzung des Standardprozesses – von der automatischen Belegerkennung über die digitale Freigabe bis hin zur rechtssicheren Archivierung – folgte eine Zusatzentwicklung zur Abbildung des Streckengeschäfts.
Im Streckengeschäft wird die Ware direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert. Da dabei kein regulärer Wareneingang im System entsteht, konnten diese Rechnungen zuvor nicht automatisiert verarbeitet werden. Eine Lücke, die durch die Zusatzentwicklung geschlossen wurde.
Das Ergebnis
Besonders entlastend für die Buchhaltung ist das automatisierte Auslesen der Belegdaten sowie die von softfolio entwickelte Verarbeitung von Belegen aus dem Strecken- bzw. Fremdversand. Heute ist die Software in der Lage, sämtliche Belegarten des Unternehmens zu erkennen und zu verarbeiten.
Darüber hinaus hat das Unternehmen in softfolio einen kompetenten und zuverlässigen Ansprechpartner auf Augenhöhe gefunden.
Auch in Zukunft bleiben Automatisierung und Digitalisierung von papiergesteuerten Prozessen zentrale Themen für den Reifenhändler – beispielsweise im Lager oder beim Einsatz von KI.
Den entscheidenden Erfolgsfaktor bei IT-Projekten sieht die Otto Just GmbH in einer sauberen, vorgelagerten Prozessdefinition. Zentrale Fragen dabei sind: Ist der bestehende Prozess sinnvoll gestaltet? Welche Aufgaben sollen automatisiert werden? Erst wenn diese Punkte geklärt sind, kann eine Softwarelösung ihre volle Wirkung entfalten.
Softfolio e-Invoice ist ein sehr einfaches, leicht zu verstehendes Produkt. Innerhalb von 14 Tagen waren wir weg von den Papierausdrucken und bearbeiten nun unsere Rechnungen automatisiert und effizient.
Walter Siegel, Teamleiter Rechnungswesen & Controlling
Über
Otto Just GmbH & Co. KG
Was vor 75 Jahren als kleines norddeutsches Familien-unternehmen in der Region Lübeck anfing, ist heute europaweit einer der führenden Systemlieferanten von individualisierten oder standardisierten Komplettradlösungen und ein gesuchter Grossist für Reifen und Radkomponenten – mit branchen-übergreifendem Sortiment.
Branche
Großhandel und Fertigung
Standort
Lübeck, Bremen, Oederan
Produkt
softfolio e-Invoice
