Der 1. Januar 2027 rückt näher. Für Arbeitgeber bedeutet das einen wichtigen Stichtag bei der Digitalisierung ihrer Personal- und Entgeltunterlagen.
Ab diesem Zeitpunkt müssen bestimmte Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Gleichzeitig gewinnt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) weiter an Bedeutung.
Doch daraus ergibt sich eine wichtige Frage:
Wird die Digitale Personalakte 2027 zur Pflicht?
Das Wichtigste vorab: Die Antwort lautet „Nein“. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Einführung einer Digitalen Personalakte gibt es nicht.
Allerdings müssen Arbeitgeber bestimmte Unterlagen künftig elektronisch führen und für Prüfungen entsprechend verfügbar halten. Unternehmen sollten deshalb bereits jetzt prüfen, wie ihre HR-Dokumente heute verwaltet werden und ob die bestehenden Prozesse für die kommenden Anforderungen geeignet sind.
Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was gilt tatsächlich?
Die Suchanfrage „Digitale Personalakte Pflicht 2027“ führt schnell zu der Annahme, dass Unternehmen ab 1. Januar 2027 ihre komplette Personalakte digital führen müssen.
Das ist so nicht richtig.
Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Software und auch keine allgemeine Digitale Personalakte vor.
Verpflichtend wird vielmehr die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Für Arbeitgeber endet die bisher mögliche Befreiung von dieser elektronischen Führung zum 31. Dezember 2026.
Das bedeutet:
Ab dem 1. Januar 2027 müssen die von der Regelung erfassten Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Eine komplette Digitale Personalakte ist dagegen nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig. Denn eine Digitale Personalakte kann eine geeignete technische und organisatorische Lösung sein, um die Anforderungen effizient umzusetzen – sie ist aber nicht die einzige denkbare Lösung.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Die Digitalisierung von Entgeltunterlagen ist kein völlig neues Thema.
Bereits heute bestehen umfangreiche Vorgaben für die elektronische Abwicklung von Sozialversicherungsmeldungen und die digitale Unterstützung von Betriebsprüfungen.
Mit dem 31. Dezember 2026 endet jedoch die Möglichkeit, sich von der Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen daher grundsätzlich elektronisch führen.
Zu den betroffenen Unterlagen gehören – abhängig vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis – beispielsweise bestimmte:
- Unterlagen und Nachweise zur Sozialversicherung
- Meldungen und Beitragsunterlagen
- Nachweise im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis
- weitere nach der Beitragsverfahrensverordnung relevante Entgeltunterlagen
Wichtig
Welche Unterlagen im konkreten Fall betroffen sind, ergibt sich aus den gesetzlichen Vorgaben. Daraus folgt nicht, dass sämtliche Dokumente einer Personalakte ab 2027 zwingend elektronisch geführt werden müssen.
Was hat die euBP damit zu tun?
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der HR-Dokumentation fällt häufig auch der Begriff euBP – elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Hier lohnt sich eine klare Unterscheidung.
Die euBP ist ein digitales Verfahren der Deutschen Rentenversicherung, bei dem relevante Daten für die Betriebsprüfung elektronisch übermittelt und verarbeitet werden. Die elektronische Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten ist bereits verpflichtend.
Seit 2025 werden im Rahmen der euBP zudem Daten aus der Finanzbuchhaltung einbezogen.
Die euBP und die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen sind nicht dasselbe. Beide Entwicklungen zeigen jedoch, in welche Richtung sich die Betriebsprüfung und die Verwaltung von Entgelt- und Sozialversicherungsdaten bewegen: weg von papierbasierten Prozessen und hin zu strukturierten digitalen Daten und Dokumenten.
Für Unternehmen bedeutet das, dass eine gut organisierte digitale HR-Dokumentation zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Welche Unterlagen müssen Unternehmen elektronisch führen?
Die gesetzlichen Vorgaben beziehen sich nicht pauschal auf die komplette Personalakte, sondern auf bestimmte Entgeltunterlagen.
Dazu zählen unter anderem Unterlagen, die für die Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen, der Versicherungspflicht und der Beitragsabrechnung relevant sind.
Welche Dokumente im Einzelfall elektronisch geführt werden müssen, hängt unter anderem vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und den gesetzlichen Vorgaben ab.
Deshalb sollten Unternehmen nicht einfach davon ausgehen: „Ab 2027 müssen wir alle Papierakten einscannen.“
Vielmehr sollte zunächst geprüft werden:
- Welche Unterlagen sind bereits elektronisch vorhanden?
- Welche gesetzlich relevanten Unterlagen werden noch papierbasiert geführt?
- Wie werden diese Dokumente aktuell abgelegt?
- Sind die Unterlagen vollständig und strukturiert verfügbar?
- Wie werden Zugriffe und Berechtigungen geregelt?
- Wie können die relevanten Informationen im Prüfungsfall bereitgestellt werden?
Diese Bestandsaufnahme schafft die Grundlage für die nächsten Schritte.
Warum Unternehmen jetzt handeln sollten
Der Stichtag 1. Januar 2027 mag noch einige Monate entfernt sein. Die Umstellung von gewachsenen Papier- und Ablagestrukturen benötigt jedoch Zeit.
Gerade Unternehmen, die Personalunterlagen heute noch auf unterschiedliche Systeme, Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und Papierakten verteilt haben, sollten frühzeitig prüfen, wie ihre Dokumentenprozesse funktionieren.
Dabei geht es nicht nur um die Frage, ob ein Dokument digital vorhanden ist.
Entscheidend ist auch:
Ist es vollständig, eindeutig zugeordnet und bei Bedarf schnell auffindbar? Eine strukturierte digitale Dokumentenverwaltung kann dabei helfen, diese Prozesse übersichtlicher zu gestalten.
Digitale Personalakte: Keine Pflicht, aber eine sinnvolle Lösung
Auch wenn eine Digitale Personalakte nicht generell gesetzlich vorgeschrieben ist, kann sie für Unternehmen eine praktische Möglichkeit sein, die zunehmenden Anforderungen an die digitale HR-Dokumentation zu unterstützen.
Statt Personalinformationen und Dokumente über verschiedene Ablagen zu verteilen, lassen sich relevante Unterlagen in einer zentralen HR-Lösung strukturiert verwalten.
Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Unternehmen gleichzeitig weitere HR-Prozesse digitalisieren möchten.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Der erste Schritt muss nicht direkt die Einführung einer neuen Software sein.
Unternehmen können zunächst ihre bestehende Situation analysieren:
- Dokumentenbestand prüfen
Welche Personal- und Entgeltunterlagen gibt es und wo werden sie aktuell gespeichert? - Gesetzliche Anforderungen abgleichen
Welche Unterlagen müssen ab 2027 elektronisch geführt werden? - Bestehende Prozesse bewerten
Wie werden Dokumente erstellt, abgelegt, gesucht und bereitgestellt? - Zuständigkeiten klären
Wer ist für die digitale Dokumentenverwaltung und die entsprechenden Prozesse verantwortlich? - Handlungsbedarf ermitteln
Welche Abläufe funktionieren bereits gut und wo bestehen noch Lücken?
Auf dieser Basis lässt sich anschließend entscheiden, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sinnvoll sind.
Fazit: 2027 ist kein Zwang zur Digitalen Personalakte – aber ein wichtiger Weckruf
Die Frage „Digitale Personalakte Pflicht 2027?“ lässt sich klar beantworten:
Das wichtigste zusammengefasst:
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Einführung einer Digitalen Personalakte gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber jedoch bestimmte Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen. Gleichzeitig schreitet die Digitalisierung der Betriebsprüfung durch die euBP weiter voran.
Für Unternehmen ist das ein guter Zeitpunkt, die eigenen HR-Dokumentenprozesse zu überprüfen.
Wer frühzeitig analysiert, welche Unterlagen betroffen sind, wo sie heute liegen und wie sie künftig strukturiert verwaltet werden können, vermeidet unnötigen Zeitdruck.
Die Digitale Personalakte kann dabei ein wichtiger Baustein sein – nicht weil sie pauschal gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern weil sie Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre HR-Dokumentation strukturiert, digital und zukunftsorientiert zu organisieren.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Welche Unterlagen im Einzelfall elektronisch geführt oder aufbewahrt werden müssen, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen und der individuellen Unternehmenssituation ab.
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