Bei einer E-Rechnung denken viele Unternehmen zuerst an die jeweiligen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Tatsächlich beginnt der Mehrwert jedoch erst, wenn die dahinterstehenden Prozesse verstanden werden und das ERP-System einbezogen wird. Eine elektronische Rechnung kann nämlich mehr sein als nur ein maschinenlesbarer Datensatz: Sie ist ein potenzieller Treiber für Effizienz, Automatisierung und Compliance im Rechnungswesen.
In diesem Artikel zeigen wir, warum die E-Rechnung nur im Zusammenspiel mit dem ERP-System funktioniert und wie Unternehmen ihre Rechnungsprozesse strukturiert und praxisnah digitalisieren.
Warum E-Rechnung mehr ist als ein Format
Wer die volle Wirkung der elektronischen Rechnungsstellung nutzen möchte, stellt schnell fest: Die E-Rechnung ist in erster Linie ein Prozess- und ERP-Thema. Es geht nicht nur um ein Dateiformat, sondern um die durchgängige Digitalisierung des gesamten Rechnungsprozesses.
PDF vs. strukturierte E-Rechnung
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass PDF-Rechnungen bereits E-Rechnungen sind. Zwar werden PDFs elektronisch versendet, sie lassen sich jedoch nicht automatisiert weiterverarbeiten. Dadurch entstehen Medienbrüche, es sind manuelle Nacharbeiten erforderlich und das Fehlerpotenzial erhöht sich – besonders, wenn Rechnungen in die Buchhaltung übernommen oder archiviert werden müssen.
Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die vollständig maschinell verarbeitet werden können. ERP-Systeme können Rechnungen somit automatisch prüfen, freigeben und buchen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungsfluss erheblich.
Gesetzliche Anforderungen & Übergangsregelungen
Für Unternehmen, die mit Behörden (B2G) oder im B2B-Umfeld arbeiten, gilt zunehmend die Pflicht, strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu nutzen. Ab 2025 müssen im Inland ansässige Unternehmen E-Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 empfangen und archivieren können. Die darauffolgenden Übergangsregelungen laufen spätestens 2027 aus. Ab 2028 gilt die strukturierte E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen als Standard – technisch wie organisatorisch. Unternehmen, die diese Vorgaben ignorieren, riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Mehraufwand und mögliche Compliance-Probleme.
E-Rechnung im ERP und Rechnungswesen
Nun zum großen Ganzen: Eine E-Rechnung entfaltet ihre Vorteile nur, wenn sie nahtlos in das Rechnungswesen und das ERP-System eines Unternehmens integriert ist. Alle Schritte – von der Erstellung bis zur Archivierung – müssen digital abgebildet werden, um Medienbrüche, Fehler und unnötigen Aufwand zu vermeiden.
GoBD- & DATEV-Konformität
Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der GoBD entsprechen. Das heißt, sie müssen unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden. Gleichzeitig sollte das System DATEV-kompatibel sein, um einen reibungslosen Datenaustausch mit Steuerberatern und Finanzbehörden zu gewährleisten. Ein ERP-System, das diese Standards nicht erfüllt, erzeugt unnötigen Aufwand und birgt rechtliche Risiken.
Vollintegration vs. Schnittstellenlösungen
Viele ERP-Systeme verfügen zwar über eine integrierte Finanzbuchhaltung, binden jedoch Funktionen wie E-Rechnungsverarbeitung, Prüf- und Freigabeworkflows oder
Dokumentenmanagement häufig über Partnerlösungen oder zusätzliche Schnittstellen an. Individuelle oder lose gekoppelte Schnittstellen können dabei zu:
- mehr Customizing-Aufwand
- höheren Kosten
- Komplexere Updates
führen.
Eine vollintegrierte e-Rechnungslösung ermöglicht dagegen:
- Durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche
- Automatisches Prüfen, Freigeben und Buchen von Eingangsrechnungen
- eine einheitliche Datenbasis in allen Abteilungen
- schnellere Zahlungszyklen und eine bessere Liquiditätsplanung
Prozessbereiche: Erstellung, Freigabe, Buchung, Archivierung
In einem integrierten ERP-System lassen sich alle diese Schritte effizient abbilden.
- Erstellung: Deine Rechnungen werden direkt aus dem System erzeugt und Pflichtangaben werden automatisch hinterlegt.
- Freigabe: Eure Genehmigungsprozesse lassen sich digital steuern und Verantwortlichkeiten klar zuweisen.
- Buchung: Die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung erfolgt automatisch, ohne manuelle Eingaben.
- Archivierung: Die Archivierung erfolgt dabei immer revisionssicher, GoBD-konform und ist jederzeit abrufbar – sowohl für interne Prüfungen als auch für den Steuerberater.
VIDEO: E-Rechnungspflicht ab 2025 und die Umsetzung in Sage 100
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Mehr InformationenTypische Herausforderungen in der Praxis
Oft scheitert die Einführung der E-Rechnung nicht an der Technologie selbst, sondern an der Umsetzung in den betrieblichen Prozessen. Gerade für KMUs ohne eigene IT-Abteilung stellen Abstimmung, Integration und laufender Betrieb eine besondere Herausforderung dar.
PDF-Denken & Insellösungen
Ein häufiges Problem ist, dass Unternehmen E-Rechnungen als PDFs versenden und glauben, das würde ausreichen. In der Realität können PDFs jedoch nicht automatisch verarbeitet werden. Oft entstehen Insellösungen, bei denen Rechnungen manuell geprüft, erfasst und archiviert werden müssen – ein echter Zeit- und Kostenfresser.
Medienbrüche zwischen Abteilungen
Werden Rechnungen aus Einkauf, Buchhaltung und IT in unterschiedlichen Systemen bearbeitet, entstehen Medienbrüche. Informationen gehen verloren, Freigaben und Zahlungen verzögern sich und die Fehlerquote steigt. Deswegen muss ein durchgängiger digitaler Prozess her – der kann solche Probleme verhindern.
Mehraufwand und Compliance
Nicht integrierte e-Rechnungs-Systeme können für kleine Firmen eine geeignete – weil einfache und kostengünstige – Übergangslösung sein. Auf lange Sicht erhöhen sie allerdings den manuellen Aufwand und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen werden erschwert. Um die hier genannten „Fettnäpfchen“ zu vermeiden, empfiehlt sich eine durchgängige, ins ERP-System integrierte Lösung, wie z.B. softfolio e-Invoice für Sage 100.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
E-Rechnungen lohnen sich aber nicht nur, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Wer Prozesse, ERP und Rechnungswesen richtig integriert, profitiert in vielfacher Hinsicht: von einer schnelleren Bearbeitung, Kosteneinsparungen und einer verbesserten Datenqualität.
Effizienz & schnellere Zahlungen
Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeitsschritte erheblich. Rechnungen werden schneller geprüft, freigegeben und verbucht. Das sorgt für kürzere Durchlaufzeiten und führt zu pünktlicheren Zahlungen – sowohl beim Empfänger als auch beim Rechnungssteller.
Kosten- & Ressourceneinsparungen
Unternehmen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld:
- Weniger Druck- und Versandkosten
- Geringerer Papierverbrauch und Lagerbedarf
- Reduzierter manueller Aufwand
So können Unternehmen bis zu 60–80 % der Kosten pro Rechnung einsparen, wenn E-Rechnungen vollständig digital verarbeitet werden.
Datenqualität & Compliance
Strukturierte Rechnungen liefern saubere, maschinenlesbare Daten und minimieren so Fehlerquellen. Gleichzeitig wird eine GoBD-konforme Archivierung erleichtert, wodurch sich die Risiken bei Betriebsprüfungen reduzieren.
Nachhaltigkeit und CO₂-Reduktion
Digitale Prozesse senken nicht nur Kosten, sondern schonen auch die Umwelt: weniger Papier, weniger Transport und weniger Lagerflächen bedeuten nachhaltige Einsparungen und eine messbar bessere CO₂-Bilanz.
Praxisbeispiele e-Invoice
Wie zeigt sich der Mehrwert der E-Rechnung in der Praxis? Unsere Zusammenarbeit mit zwei mittelständischen Unternehmen demonstriert, wie durch prozessoptimierte E-Rechnungen in Verbindung mit ERP-Systemen mehr Effizienz und Kostenersparnis erreicht werden können.
Case Study Schellinger KG
Mit Softfolio e-Invoice hat die Schellinger KG ihre Rechnungsprozesse vollständig digitalisiert. Nun werden Rechnungen automatisch erstellt, freigegeben und gebucht, manuelle Erfassungen sind nicht mehr notwendig.
Ergebnis:
- Verkürzte Durchlaufzeiten von Rechnungen
- Geringeres Fehlerpotenzial bei der Buchung
- bessere Übersicht über offene Posten
Die Integration in das bestehende ERP-System ermöglichte es dem Unternehmen, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten, ohne dass zusätzliche Schnittstellen oder komplexe Workarounds nötig waren.
Case Study Rescue Tec
Rescue Tec nutzt Softfolio e-Invoice für die strukturierte E-Rechnung und ERP-Anbindung. Die automatisierte Weiterverarbeitung von Lieferantenrechnungen, die zuvor manuell erfasst wurden, ist für sie besonders wertvoll.
Ergebnis:
- Deutlich reduzierte Bearbeitungszeit pro Rechnung
- Verbesserte Datenqualität und Compliance
- Schnellere Abstimmung zwischen Einkauf und Buchhaltung
Umsetzung & Best Practices
Wie erfolgreich eine E-Rechnung ist, hängt maßgeblich davon ab, wie gut Prozesse, ERP-System und Rechnungswesen aufeinander abgestimmt sind. Mit einigen klaren Schritten lassen sich Stolperfallen jedoch vermeiden und die Vorteile voll ausschöpfen.Vorbereitung & Software prüfen
Bevor Unternehmen mit E-Rechnungen starten, sollten sie ihre bestehenden Prozesse analysieren:- Gesetzliche Konformität (unterstützte Formate, EN 16931)
- Nahtlose Integration in bestehende IT (ERP, Buchhaltung)
- Funktionsumfang für Prüfung, Freigabe und Archivierung
- Benutzerfreundlichkeit
- Zukunftsfähigkeit und Anbieter-Support
ERP-Integration & Schnittstellen
Eine enge ERP-Integration der e-Rechnungssoftware ermöglicht unter anderem:- den automatisierten Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen
- die direkte Übergabe relevanter Daten in die Finanzbuchhaltung
- Buchungsvorschläge auf Basis von ERP-Stammdaten und Kontierungen
- transparente Freigabeprozesse
- Rechnungen ohne manuelle Erfassung für Verbuchung und Zahlung vorzubereiten
Archivierung & gesetzliche Vorgaben
Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet:- Unveränderbare Speicherung
- Revisionssichere Aufbewahrung
- Jederzeit abrufbar für Prüfungen oder Steuerberater
Fazit – E-Rechnung erfolgreich nutzen
Die E-Rechnung ist mehr als nur ein Dateiformat – sie ist ein Treiber für digitale Prozesse, Effizienz und Kostenersparnis. Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung konsequent in ERP-Systeme integrieren, profitieren so von automatisierten Abläufen ohne Medienbrüche, schnelleren Zahlungen, kürzeren Durchlaufzeiten, höherer Datenqualität, mehr Compliance sowie Einsparungen bei Zeit, Papier und Ressourcen.Du hast Fragen oder einen Beratungswunsch?
Wir helfen dir gerne und schnellstmöglich.
